انبارگردانی چیست؟

چه در صنعت خرده‌فروشی، چه عمده‌فروشی، چه در صنعت تولید، در هر کدام فعالیت می‌کنید، مطمئناً می‌دانید که انبارگردانی برای یک کسب‌وکار موفق چقدر حیاتی است. انبارگردانی به شما امکان می‌دهد تا موجودی خود را بهتر مدیریت کنید تا تصمیمات تجاری هوشمندانه برای کسب‌وکار خود بگیرید. در این مقاله، در مورد اهمیت انبارگردانی و نحوه انجام آن صحبت می‌کنیم.

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی فرایند بررسی فیزیکی، محاسبه و ثبت کل موجودی کالاهای داخل انبار است. این کار شامل شناسایی تمام کالاهای موجود، شمارش دستی و ثبت آنها می‌شود. کسب‌وکارها معمولاً تعداد فیزیکی کالاهای موجود در انبار را با اطلاعات داخل نرم‌افزار مدیریت موجودی مقایسه می‌کنند تا مطمئن شوند که هر دو دقیق هستند. انجام انبارگردانی به صورت دقیق و کارآمد برای مدیریت دقیق موجودی و شناسایی فرصت‌ها برای بهبود کارایی و کاهش ضایعات ضروری است.

انبارگردانی چیست

انبارگردانی وظیفه کیست؟

انبارگردانی در درجه اول به عهده مدیر یا مسئول انبار است، اما به همکاری با سایر بخش‌های مختلف مانند مالی، عملیات و فروش بستگی دارد. مدیر انبار به همراه تیم خود، وظیفه سازمان‌دهی و انجام انبارگردانی برای اطمینان از ثبت دقیق موجودی را بر عهده دارد. مدیران انبار وضعیت کالاها را در زمان انبارگردانی بررسی می‌کنند تا از سالم بودن آن مطمئن شوند. محیط کار آنها در انبارها است و بر کل فرایند انبارداری نظارت دارند. به لطف وجود مدیران انبار است که بسیاری از صنایع می‌توانند بخش مهمی از زنجیره تأمین خود را که به بخش انبار مربوط می‌شود، به خوبی مدیریت کنند.

چرا باید انبارگردانی کنید؟

بررسی موجودی فیزیکی کالاها و محصولات به شما کمک می‌کند تا میزان فروش را به حداکثر برسانید و ضرر را کم کنید. انجام انبارگردانی برای کسب‌وکار شما ارزشمند است؛ زیرا به شما امکان می‌دهد سطح موجودی انبار خود را ارزیابی کنید و بتوانید شرایطی را که در ادامه بیان می‌شود مورد بررسی قرار دهید:

ارزیابی گم شدن، دزدیده شدن، آسیب دیدن یا مازاد موجودی کالاها
وجود تفاوت بین موجودی آنلاین در مقایسه با موجودی فیزیکی
وارد کردن هزینه انجام انبارگردانی در اظهارنامه مالیاتی سالانه
بررسی محصولات با فروش بهتر و کالاها با فروش کمتر
توقف خرید محصولات کم تقاضا و سرمایه‌گذاری در کالاهای پرتقاضا
امکان فروش کالاهای کم تقاضا با تخفیف بالا
بررسی تاریخ انقضا، کیفیت بسته‌بندی و هرگونه آسیب بر موجودی
امکان نظارت بر سود ناخالص براساس کاهش ضایعات و تقاضای کالاها
امکان شناسایی هرگونه مشکل در انبارداری و سطح موجودی

مزایای انبار گردانی چیست؟

همان‌طور که گفتیم، انبارگردانی یک فرایند ضروری است که کسب‌وکارها اغلب به صورت سالانه آن را انجام می‌دهد. دلایل و مزایای انبار گردانی بسیار زیاد است که در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:

1- دقیقاً می‌دانید چقدر سود یا زیان دارید

سود، هدف اصلی اداره یک کسب‌وکار است. در این دوران که هزینه‌های تجاری و هزینه‌های عملیاتی روز به روز بیشتر می‌شوند، اداره یک کسب‌وکار موفق تا حد زیادی به عوامل مختلفی مانند نظارت بر سود و زیان ناخالص متکی است. بررسی مقدار سود، تنها راه سنجش عملکرد کسب‌وکارتان است. اینجاست که انبارگردانی می‌تواند نقش مهمی در سود و زیان شما داشته باشید؛ اما متأسفانه برخی از شرکت‌های کوچک و متوسط چندان مشتاق به انجام انبارگردانی نیستند.

کسب‌وکارهایی که انبارگردانی را انجام نمی‌دهند، نباید از کاهش میزان سودشان تعجب کنند! انبارگردانی می‌تواند به شما کمک کند تا بهتر بفهمید که کدام کالاها تقاضای بیشتری دارند و کدام محصولات کمترین تقاضا را داشته‌اند. به همین دلیل می‌توانید کالاها با تقاضای بالاتر را خریداری کنید تا سود خود را افزایش دهید. همچنین انبارگردانی به شما کمک می‌کند تا محصولاتی که بیشتر از بقیه دچار آسیب و خرابی می‌شوند را به شکلی مؤثرتر انبار و ذخیره کنید تا ضایعات به حداقل برسد و در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود.

2- از کسب‌وکار در برابر سرقت محافظت می‌کند

یکی از مزایای عمده انبارگردانی این است که به شما کمک می‌کند تا اختلافات موجود در انبار خود را پیدا کنید. ناهماهنگی‌هایی مانند گم شدن اقلام می‌تواند نشانه‌هایی از سرقت باشد. انبارگردانی منظم به شما اجازه می‌دهد کارکنان و مشتریان خود را زیر نظر داشته باشید تا هر کسی را که از شما دزدی می‌کند، در کمترین زمان شناسایی کنید.

درحقیقت، انبار منبع درآمد شماست و هرگونه فعالیت مخرّبی که بر آن تأثیر منفی بگذارد، ممکن است به کسب‌وکار شما آسیب جدی وارد کند. این موضوع بیشتر در مورد مشاغل بزرگ مانند فروشگاه‌های خرده‌فروشی که در آن‌ها سرقت توسط کارکنان یا مشتریان وجود دارد، صادق است. برخی از دلایلی که ممکن است با کمبود موجودی مواجه شوید و اطلاعات داخل نرم‌افزار با موجودی فیزیکی مغایرت داشته باشد، عبارتند از:

دزدی یا کلاه‌برداری (توسط کارکنان یا مشتریان)
تحویل کوتاه‌مدت (به وضعیتی اطلاق می‌شود که مقدار کالای تحویل شده کمتر از مقدار سفارش باشد)
هدر رفتن موجودی (به دلیل آسیب یا هر مشکل دیگری)

با اجرای اقدامات سختگیرانه در مدیریت انبار و اقدامات امنیتی می‌توان از همه این مشکلات جلوگیری کرد.

3- امکان ارزیابی موجودی و فروش را فراهم می‌کند

ابزارها و نرم‌افزارهای مدرن انبارداری امکان جمع‌آوری و پردازش داده‌ها در مورد موجودی انبار را آسان‌تر کرده‌اند. شما می‌توانید از داده‌هایی که در طی انبار گردانی جمع‌آوری می‌شوند، برای مقایسه سطح موجودی و فروش استفاده کنید. شما این امکان را دارید که از این اطلاعات، برای شناسایی اقلام مازاد یا کمبود کالاهای خاص بهره ببرید. همچنین می‌توانید رویکرد بازاریابی خود را تغییر دهید تا حداکثر سود را در چند ماه بعد یا سال جدید پیش‌بینی کنید.

به‌عنوان‌مثال، اگر هر سه، چهار روز، یک محصول خاص تمام می‌شود، می‌توانید ترتیبی دهید که در یک بازه زمانی از پیش تعیین شده، دوباره آن محصول خاص وارد انبار شود. همچنین انبارگردانی مدرن، راهی عالی برای تجزیه‌وتحلیل داده‌های پایانه‌های POS (جایی که مشتری خرید خود را حساب می‌کند) است. به‌این‌ترتیب می‌توانید تعیین کنید که کمبود موجودی دقیقاً در کجا رخ می‌دهد. هرگونه اختلاف بین داده‌های مربوط به موجودی و فروش می‌تواند فوراً شما را از کمبود کالا مطلع کند. این موضوع تأثیر مستقیمی بر تجربه مشتری دارد و در حاشیه سود بالا مؤثر است.

انواع انبارگردانی چیست؟

پنج روش انبارگردانی وجود دارند که همگی بر اساس تعداد دفعات انجام با یکدیگر متفاوت هستند. در ادامه به انواع انبار گردانی اشاره می‌کنیم:

انبارگردانی سالیانه: سالی یک بار انجام می‌شود و تمام موجودی، یک‌باره ثبت خواهد شد. این نوع انبار گردانی حداقل تعداد دفعاتی است که کسب‌وکارها باید برای حفظ دقیق سوابق خود در نظر بگیرند. انبارگردانی سالیانه اغلب برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط کاربرد دارد.
انبارگردانی دوره‌ای: ماهانه، هر چند ماه یا دو بار در سال انجام می‌شود. این روش مانند انبارداری سالانه، تمام موجودی را شمارش می‌کند و اغلب محبوب‌ترین شکل انبارگردانی محسوب می‌شود. همچنین انبارگردانی دوره‌ای برای کسب‌وکارهای بزرگ کاربرد دارد.
انبارگردانی مداوم: بارها در طول سال اتفاق می‌افتد. این نوع انبارگردانی می‌تواند شامل شمارش محصولات مختلف در زمان‌های گوناگون از سال باشد که برخی محصولات یک‌بار در هفته و برخی دیگر، یک‌بار در ماه شمارش می‌شوند. انبارگردانی مستمر، تهیه صورت‌حساب پایان سال را آسان‌تر می‌کند؛ زیرا اطلاعات مربوط به موجودی همیشه آپدیت هستند.
انبارگردانی موردی: به‌طور تصادفی و برنامه‌ریزی نشده انجام می‌شود و معمولاً به این دلیل اتفاق می‌افتد که کسب‌وکارتان متوجه برخی اختلافات می‌شود. اگر متوجه تفاوت در سطوح موجودی فیزیکی در مقایسه با نرم‌افزار شدید، انبارگردانی موردی را انجام دهید.
اعتبارسنجی موجودی انبار: فقط زمانی اتفاق می‌افتد که یک محصول موجود نباشد یا بسیار کم باشد. این روش انبارگردانی تنها برای محصولات خاص انجام می‌شود. اگر نرم‌افزار و روش فیزیکی ذخیره‌سازی انتخابی شما دقیق است، نیازی به انجام اعتبارسنجی انبار نیست.

نوع موجودی نیز بر تعداد دفعات انبار‌گردانی تأثیر می‌گذارد. به‌عنوان‌مثال، اگر شما یک صنعتگر هستید و محصولاتی که می‌فروشید را خودتان می‌سازید، موجودی شما شامل مواد اولیه، کالاهای تولیدی و اقلام تمام شده خواهد بود. همه اینها باید در انبار حساب شوند؛ به این معنی که ممکن است لازم باشد مواد خام را بیشتر بشمارید تا مطمئن شوید آنچه را که برای تأمین سفارش‌ مشتریان نیاز دارید در انبار خواهید داشت.

انبارگردانی

مراحل انبارگردانی

بعد از درک اهمیت انبارگردانی، حالا باید مراحل انجام این کار را با دقت بررسی کنید. در ادامه به مراحل انبارگردانی اشاره می‌کنیم:

1- چه چیزی را باید شمارش کنید

شروع یک فرایند انبارگردانی به این معنی است که بفهمید چه چیزی را باید بشمارید و چند وقت یک‌بار باید این کار را انجام دهید. این موضوع به اندازه و نوع کسب‌وکار شما بستگی دارد. شاید بخواهید ببینید که آیا به اندازه کافی از محصولات پرفروش خود دارید یا خیر. همه‌چیز بستگی به این دارد که شما چه اقلامی را به چه هدفی شمارش می‌کنید. در اغلب موارد، فرایند انبارگردانی کل موجودی را در نظر می‌گیرد.

2- روش شمارش را انتخاب کنید

اکنون که می‌دانید چه چیزی را می‌شمارید، وقت آن است که روش شمارش خود را انتخاب کنید. بسته به اندازه موجودی می‌توانید این کار را با دست انجام دهید یا از دستگاه‌های اسکن استفاده کنید. اگر مقدار کمی دارید، شمارش با دست ممکن است بهترین گزینه باشد؛ اما اگر موجودی انبوهی دارید، شمارش با دست به احتمال زیاد زمان‌بر و مستعد خطا است. در این صورت، باید از یک دستگاه اسکن مانند اسکنر بارکد استفاده کنید. این دستگاه می‌تواند شمارش کالاها را به سرعت و با دقت انجام دهد، به خصوص اگر تنوع زیادی از محصولات وجود داشته باشد.

3- تیم خود را آماده کنید

اگر یک کسب‌وکار کوچک دارید و موجودی شما تنها چند محصول در یک انبار کوچک است، احتمالاً خودتان برای شمارش دست به کار می‌شوید؛ اما اگر کسب‌وکاری بزرگ و انباری طویل دارید، یک تیم بزرگ نیاز است. مطمئن شوید که تیم شما به خوبی می‌داند که چگونه باید اقلام را بشمارد و داده‌ها را وارد سیستم کند. به‌این‌ترتیب، همه اعضای تیم در یک هدف هستند و کل فرایند به آرامی و با دقت اجرا می‌شود.

4- انبارگردانی را انجام دهید

وقت آن است که همه‌چیز را به مرحله اجرا در آوریم. شما تیم خود را آماده کرده‌اید و اکنون شمارش موجودی آغاز می‌شود. قبل از شروع، باید مطمئن شوید که تمام موارد موردنیاز را دارید. این موارد می‌تواند شامل برگه‌های آمارگیری، کلیپ بورد، ماشین‌حساب، خودکار، کاغذ یا حتی کامپیوتر باشد. این بخش از فرایند انبارگردانی ممکن است کمی زمان‌بر باشد، بنابراین مطمئن شوید که زمان کافی را برای انجام درست کار دارید. نکته کلیدی این است که هربار یک نوع کالا را به صورت کامل می‌شمارید، آن را به سرعت ثبت کنید تا یادتان نرود.

4- سوابق انبار گردانی را ثبت کنید

هنگامی که شمارش را کامل کردید، وقت آن است که نتایج خود را با سوابق موجودی در نرم‌افزار بررسی کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا تفاوت‌ها را تشخیص دهید و بفهمید که چه چیزی باعث ایجاد مشکل در مدیریت انبار شده است. اگر متوجه تفاوت‌های زیادی شدید، ممکن است زمان آن رسیده باشد که روش‌های شمارش خود را دوباره ارزیابی کنید یا نحوه ثبت موجودی را بهبود بخشید. اکنون که هرگونه مغایرت را شناسایی و مرتب کرده‌اید، زمان آن رسیده است که سوابق موجودی خود را به‌روزرسانی کنید. نگه داشتن سوابق به شکلی دقیق و به‌روز شده راهی عالی برای انبارداری مؤثر است.

ثبت سوابق انبارگردانی

دستورالعمل و روش‌های انبارگردانی

انبارگردانی شامل دستورالعمل‌ها و تکنیک‌هایی است که برای نگهداری مناسب کالاها یا مواد برای حفظ کیفیت، ایمنی و قابلیت استفاده آنها استفاده می‌شود. در ادامه به مهم‌ترین دستورالعمل و روش‌ها اشاره می‌کنیم:

1. آماده‌سازی برای انبارگردانی

زمانی از ماه را انتخاب کنید که عملیات کاری را به حداقل برساند. اغلب، انبارگردانی بعد از ساعات کاری یا ساعات کم‌تقاضا را انتخاب کنید. به تمام کارکنان مربوطه در مورد تاریخ، زمان و وظایف آنها اطلاع دهید. مطمئن شوید که تمام موجودی مرتب شده، برچسب‌گذاری شده و در دسترس است. اقلام مشابه را با هم گروه‌بندی کرده و هرگونه موجودی آسیب‌دیده یا منسوخ شده را حذف کنید. نمونه فرم‌های انبار، اسکنر بارکد و سایر وسایل لازم را آماده کنید.

2. انجام انبارگردانی

مناطق یا انواع اقلام خاص را به کارکنان مختلف اختصاص دهید. هر فرد باید مسئول شمارش در منطقه تعیین‌شده خود باشد. به طور فیزیکی، هریک از اقلام موجودی را بشمارید. مقدار واقعی را روی برگه انبار ثبت کرده یا آن را در یک سیستم الکترونیکی وارد کنید. در صورت امکان، از یک نفر دوم بخواهید که شمارش‌ها را تأیید کند تا خطا کاهش یابد. همچنین به هرگونه اختلاف بین شمارش فیزیکی و موجودی ثبت‌شده توجه کنید. این موارد ممکن است نیاز به بررسی بیشتر داشته باشند. موجودی آسیب‌دیده یا منسوخ شده را جدا کرده و ثبت کنید.

3. ثبت سوابق انبارگردانی

سیستم مدیریت انبار را برای ثبت سوابق آماده کنید. سپس مواردی مانند افزودن اقلام جدید، حذف کالاهای فروخته‌شده یا آسیب‌دیده و اصلاح هرگونه مغایرت‌ را در سیستم اعمال کنید. هرگونه اختلاف قابل‌توجه بین موجودی مورد انتظار و واقعی را بررسی کنید. این ممکن است به دلیل سرقت، گم شدن یا اشتباهات اداری باشد. گزارشی را تهیه کنید که نتایج حاصل از انبارگردانی، شامل ارزش کل موجودی، مغایرت‌ها و هرگونه اقدام انجام‌شده را خلاصه کند. این گزارش را به مدیر انبار و سایر مدیران ارائه دهید.

4. بررسی و اقدام برای انبارگردانی

فرایند انبارگردانی را براساس میزان کارایی و دقت ارزیابی کنید تا ببینید برای انبارگردانی بعدی چه مشکلاتی باید رفع شوند. براساس یافته‌ها، اجرای اقدامات کنترلی بهتر موجودی، مانند استفاده از فناوری، ادغام هوش مصنوعی، بهبود امنیت یا آموزش کارکنان را در نظر بگیرید. این مرحله، اهمیت زیادی دارد؛ زیرا به شما کمک می‌کند تا با فناوری امروز همسو شوید و کیفیت فرایند انبارگردانی را بهبود دهید. این موضوع می‌تواند رابطه مستقیمی در فروش و سود بالا داشته باشد.

نمونه فرم انبارگردانی

در ادامه می‌توانید چند نمونه فرم انبار گردانی را مشاهده کنید:

اصطلاحات انبارگردانی

در ادامه به اصطلاحات انبارگردانی اشاره می‌کنیم:

انبارگردانی (Stocktaking)	فرایند شمارش و ثبت موجودی اقلام
موجودی (Inventory)	تعداد و ارزش اقلام موجود در انبار
کارت انبار (Stock Card)	مشخصات هر کالا (نام، کد، تعداد، قیمت و غیره)
سیستم انبارگردانی (Inventory System)	نرم‌افزار ثبت سوابق
فهرست انبار (Inventory List)	لیستی از تمام اقلام موجود در انبار
بارکد (Barcode)	روش کدگذاری برای شناسایی محصولات
شمارش دستی (Manual Counting)	شمارش اقلام توسط انبارداران
شمارش دستگاهی (Automated Counting)	شمارش با استفاده از بارکدخوان
نقطه سفارش (Reorder Point)	حداقل مقدار موجودی اقلام برای جلوگیری از کمبود
حداکثر موجودی (Maximum Inventory Level)	حداکثر مقدار موجودی اقلام برای جلوگیری از انباشت
ارزش دفتری (Book Value)	ارزش اقلام در سوابق دفتری
ارزش واقعی (Market Value)	ارزش واقعی کالاها در بازار
مابه‌التفاوت ارزش (Inventory Valuation Adjustment)	تفاوت بین ارزش دفتری و ارزش واقعی کالاها
فایفو (FIFO)	به معنای اولین محصولی که وارد انبار شده است و باید اولین محصولی باشد که از آن خارج می‌شود.
لایفو (LIFO)	به معنای آخرین محصولی که وارد انبار شده است و باید اولین محصولی باشد که از آن خارج می‌شود.
موجودی کالای راکد (Slow-moving inventory)	به اقلام مانده و به فروش نرسیده داخل انبار اشاره دارد.
موجودی کالای در گردش (Fast-moving inventory)	اقلامی که به صورت مدام خریدوفروش می‌شود.
اضافات انبار (Overages)	اقلامی که در حین انبارگردانی بیش از مقدار ثبت شده در سوابق دفتری هستند.
کسورات انبار (Shortages)	اقلامی که در حین انبارگردانی کمتر از مقدار ثبت شده در سوابق دفتری هستند.

جدول اصطلاحات انبارگردانی

نکات مهم مربوط به انبارگردانی

در ادامه به چند نکته مهم در مورد انبارگردانی اشاره می‌کنیم:

یک انبار نامرتب فرایند انبارگردانی را سخت‌تر می‌کند؛ بنابراین قبل از شروع، برای مرتب کردن و قفسه بندی انبار کارخانه یا انبار مغازه به شکل اصولی وقت بگذارید. هر مورد را بر اساس پارامترهایی مانند نوع کالا، قیمت و تاریخ انقضا دسته‌بندی کرده و لیبل گذاری کنید.
کالاهای آسیب‌دیده و اقلام نزدیک به تاریخ انقضا را کنار بگذارید و آنها را جداگانه بشمارید. نکته مهم این است که همه اقلام موجود در انبار را بشمارید و هرگز وارد حدس و گمان نشوید.
یک دستورالعمل در مورد نحوه شمارش موجودی ایجاد کنید. این موضوع به ویژه در هنگام کار با تیم بزرگی از کارکنان در طول فرایند انبارگردانی اهمیت دارد. اگر دستورالعمل نداشته باشید، همه‌چیز بهم می‌ریزد.
از نشانگرها یا نوارهای رنگی برای لیبل‌گذاری محصولاتی که شمارش کردید، استفاده کنید. این کار می‌تواند احتمال خطا را کاهش دهد و فرایند انبارگردانی را مؤثرتر و اثربخش‌تر کند.
پس از تکمیل انبارگردانی، واریانس‌ها را بررسی کنید. اگر تغییراتی در سهام خود دارید، قبل از به‌روزرسانی موجودی، منبع مشکل را شناسایی کنید. در غیر این صورت، ریسک از دست دادن پول را خواهید داشت.
برخی از رایج‌ترین علل واریانس در انبار، برچسب‌گذاری نادرست، فاکتورهایی که هنوز دریافت نشده‌اند و موجودی ذخیره‌شده در مکان‌های مختلف (چندین انبار در جاهای مختلف) هستند.

انبارگردانی یکی از حیاتی ترین کارها برای حفظ کسب و کار شماست

انبارگردانی یک جنبه حیاتی در مدیریت کسب‌وکار شماست و نیاز به یک رویکرد دقیق و کامل دارد. چه خودتان این کار را انجام دهید و چه با کمک متخصصان، مهم است که برنامه منظمی برای انبار گردانی داشته باشید. این فرایند اهمیت زیادی برای رشد کسب‌وکار شما دارد. انبارگردانی رابطه مستقیمی با کیفیت خدمات مشتری، افزایش فروش و بقای یک کسب‌وکار دارد؛ پس حتماً آن را جدی بگیرید.