انبارداری چیست

سازمان‌ها و شرکت‌هایی که فعالیت اصلی آنان تولید کالا یا محصولات است، برای محافظت از محصولات خود تا زمانی که آن‌ها را به دست مشتری برسانند، باید آن‌ها را ذخیره کنند. لازمه سلامت و امنیت، انبارهایی است که مدیران آن‌ها به‌خوبی بدانند که انبارداری چیست و چه قواعد و قوانینی دارد. به همین منظور، ما به‌تفصیل در این مقاله در این زمینه توضیح داده‌ایم. ابتدا این مقاله را بخوانید و سپس به سایت ما سری بزنید تا بتوانید اطلاعات خود را تکمیل کنید.

انبارداری چیست؟

بسیاری از شرکت‌ها یا سازمان‌ها شرایط نگهداری و ذخیره کالا، محصولات یا مواد اولیه خود را ندارند؛ درنتیجه ناچارند محلی را در نظر بگیرند و این اقلام را به آنجا منتقل کنند؛ فرایندی که طی آن، این کالا‌ها دریافت می‌شوند و بر اساس برخی قوانین، تا موعد مقرر در انبار می‌مانند. این فرایند اگر به‌درستی انجام شود می‌تواند امنیت کالا را حفظ کند و روند تحویل‌دادن و تحویل‌گرفتن آن را سرعت ببخشد.

اما آیا انبارداری شغل مهمی به شمار می‌رود؟ بله! به دلیل اینکه بیشتر سرمایه شرکت‌ها و سازمان‌ها اغلب در انبار ذخیره می‌شود و یک بی‌احتیاطی می‌تواند به قیمت ورشکستگی آن سازمان تمام شود. علاوه‌بر این، هم تحویل و دریافت کالا سرعت مناسبی خواهد داشت و هم کالا برای رسیدن به دست مشتری نهایی که می‌تواند در داخل یا خارج از مرزها باشد، آماده خواهد بود. 

عکسی از یک انبار

 تاریخچه انبارداری

انبارداری درگذشته نیز مرسوم بوده و بیشتر برای ذخیره‌سازی مواد غذایی استفاده می‌شد و به بقای انسان کمک ‌می‌کرد. این کار برای زمستان‌های سرد و طولانی یا روزهای قحطی مانند راه نجات تلقی می‌شد. تقریباً اولین انبارها را رومیان در ۲۲۰۰ سال پیش برای ذخیره مواد غذایی یا حتی پوشاک تأسیس کرده‌اند که بقایای آن در نزدیکی رودخانه تیبر شناسایی شده است. دلیل تأسیس این انبار در این مکان، آن است که کشتی‌های جنگی ‌با غنایم زیاد می‌توانستند کالای به‌دست‌آمده را در آن، به‌سادگی و بلافاصله پس از پهلوگرفتن ذخیره کنند.

می‌توان گفت که پس از انبار رومیان، یکی دیگر از قدیمی‌ترین انبارهایی که یافت شده مربوط به دهه ۱۳۰۰ میلادی است که در بریتانیا از آن استفاده می‌شد و بیشتر ظروف در آن ذخیره می‌شدند. به عبارت ساده‌تر، کاربری انبار از ذخیره غذا به کالا تغییر ماهیت پیدا کرد. پس از سال‌ها کم‌کم انبارها در سایر شهرهای بندری در سراسر اروپا نیز دیده شدند. با ورود به دهه ۱۷۰۰ و انقلاب صنعتی، انبارداری رواج بسیار زیادی پیدا کرد. 

توسعه انبار و تجهیزات وابسته به آن، با تولید ماشین بخار، ماشین نساجی و تولید انبوه کارخانه‌ها رونق بسیار زیادی پیدا کرد. لیفتراک‌ها و پالت‌های چوبی برای سهولت کار، در دسترس انبارداران قرار گرفت و قفسه‌های مورداستفاده، ارتفاع بیشتری پیدا کردند. پس از آن نیز با ورود به دهه ۱۹۶۰ و ۷۰، ایالات متحده پرچم‌دار انبارهای خودکار شد و توانست سیستم ذخیره‌سازی و بازیابی خودکار را توسعه بدهد. 

 اهمیت انبارداری در لجستیک

بی‌اهمیت شمردن انبارداری در زنجیره تأمین کالا اشتباهی بزرگ است. اگر کالا به‌موقع و سالم به دست مصرف‌کننده نهایی نرسد‌، قطعاً زنجیره تأمین، قطع‌ می‌شود و سازمان دچار مشکل خواهد شد. برای اینکه این زنجیره حفظ شود لازم است تا با کمک قوانین انبارداری بتوان میزان خروجی باکیفیت سازمان را چندبرابر کرد. به همین دلیل، نقش انبارداری در بهبود عملکرد لجستیک بسیار اهمیت دارد.

انباردار کیست 

اولین فردی که در قبال کالاهای ذخیره شده در انبار مسئولیت دارد، انباردار است که حلقه بین سازمان، انبار و مصرف‌کننده محسوب می‌شود. ازآنجا که میزان و حجم کالا متفاوت است، انباردار می‌تواند یک فرد یا یک تیم باشد و این بسته به تشخیص مدیر انبار می‌تواند تغییر کند.
دریافت درست، نگهداری مناسب و تحویل باکیفیت از جمله وظایف یک انباردار هستند که اگر به‌خوبی نتواند از پس آن‌ها برآید، مسئولیت قطع زنجیره تأمین با او است. این شغل ممکن است دچار برخی مشکلات هم بشود. برای آشنایی با این مشکلات، مقاله خطرات شغل انبارداری کدامند را مطالعه کنید.

وظیفه انباردار

رعایت‌کردن قوانین انبارداری و پیگیری وظایفی که برعهده انباردار قرار داده شده می‌تواند ضامن سلامت کالا باشد. به همین دلیل، اطلاع از مسئولیت‌های محوله به این ردیف شغلی می‌تواند اهمیت بسیار زیادی داشته باشد.
آنچه باید بدانید این است که انباردار حد واسط بین مدیر انبار و کارگران است؛ در نتیجه مدیریت پرسنل زیر دست و ارائه گزارش صحیح به مدیر می‌تواند از جمله وظایف انباردار به‌حساب آید.
چیدمان قفسه و قراردادن کالا در قفسه‌ها وظیفه کارگران است؛ اما پردازش آن و تعیین محل هر کالا بر اساس قوانین و اصول، از جمله مواردی هستند که برعهده انباردار قرار داده شده است. رسیدگی به برخی از کارهای اداری، بررسی کمیت کالای ذخیره شده، تعیین کمبود کالا و ارسال سفارش، صدور قبض و تحویل کالا در زمان سررسید، ثبت مشخصات کالا، کدگذاری، طبقه‌بندی، بایگانی، بررسی عبور و مرور افراد به داخل انبار و مواردی از این دست، همه‌وهمه از جمله وظایف انباردار است.

مراحل انبارداری

اولین اصل در انبارداری این است که با مراحل آن آشنا باشید. این آگاهیث، ضامن موفقیت در کارتان خواهد بود. اما سؤال این است که این مراحل چه هستند؟

مرحله اول: دریافت کالا

برای اینکه یک کالا را بتوان در انبار ذخیره کرد، لازم است مجوزهایی صادر شود که سندی برای این ذخیره‌سازی باشد. پذیرش کالا در انبار نیز باید با کمک همین مدارک انجام ‌شود. در هنگام ورود، علاوه‌بر تطبیق کالا با برگ درخواست تحویل، محصولات باید از لحاظ امنیتی نیز کنترل شوند. این همخوانی باید مشخصات فیزیکی، تعداد و مواردی این‌چنینی را در بر بگیرد. در صورت مغایرت لازم است با تنظیم یک صورت‌جلسه، این ناهمخوانی اعلام و ترتیب اثر داده شود. درصورتی‌که مغایرتی مشاهد نشود، دسته‌بندی بر اساس قوانین موجود، ویژگی کالاها و وضعیت آن‌ها انجام می‌شود. 

دریافت کالا توسط انباردار

مرحله دوم: جاگذاری کالا

زمانی که کالا به انبار وارد شد، وقت آن است که مرحله دوم یا جابه‌جاکردن کالا انجام شود. جاگذاری کالا باتوجه ‌به برخی موارد انجام می‌شود و بر اساس استانداردهای انبار، هر کالا در جایی مناسب قرار داده می‌شود. اینکه هر کالا در کجا قرار گرفته است باید مستند و ثبت شود. درنهایت نیز رسید باید به دست فردی که محصول را تحویل داده است برسد تا بتواند به‌عنوان سند مورد استناد قرار گیرد‌.

مرحله سوم: برنامه‌ریزی برای خروج کالا از انبار

زمانی کالاها از انبار خارج می‌شوند که صاحب کالا یا مصرف‌کننده درخواستش را ثبت کرده باشد. زمانی که درخواست صادر شد، باید اسناد نیز مطابقت کافی داشته باشند و کالاهای ذخیره شده در رهن بانک یا مؤسسه دیگری نباشند.

مرحله چهارم: تحویل کالا

پس از اینکه مجوزهای لازم برای صدور کالا از انبار صادر شد، لازم است که فرایند تحویل کالا شروع شود. برای این کار باید از وسایل مناسب برای حمل و استخراج کالا استفاده شود تا هیچ آسیبی به محصول وارد نشود. تنها نکته این است که در برخی از موارد لازم است که کالایی که قرار است تحویل داده شود، بسته‌بندی شود که این کار اغلب در انبار انجام صورت می‌گیرد. درنهایت نیز باید اسنادی تهیه شود که نشان دهد کالای موردنظر با سلامت تحویل داده شده.

انبارداری چیست و انبارگردانی به چه معناست؟

حال که می‌دانید انبارداری چیست، پس باید اطلاع داشته باشید که در بسیاری از مواقع، انباردار یا مدیر انبار به دلیل حجم بالای ذخیره و تحویل کالا، از حجم خالی و فضای انبار چندان اطلاعی ندارد. در نتیجه لازم است که طی فرایندی، کالاهای موجود در انبار به‌صورت دستی بازشماری شوند و میزان فضای خالی موجود در انبار برای تحویل کالای بیشتر بررسی شود که به این کار انبارگردانی می‌گویند.

در نهایت پس از بازشماری، باید اطلاعات به‌دست‌آمده با اقلامی که در سیستم انبارداری یا کاردکس موجود است مطابقت داده شود. این روش یکی از راه‌های بسیار مرسوم برای آن است که بتوان از موجودی انبار، آمار دقیقی را به دست آورد و بتوان ورود و خروج کالا را با یکدیگر هماهنگ کرد. به‌صورت عمومی، این عمل در اغلب موارد به‌صورت سالانه انجام می‌شود.

 مزایای انبارگردانی

درست است که با کمک انبارداری، میزان فضای خالی فیزیکی موجود در انبار بررسی می‌شود؛ اما نکته مهم دیگری نیز مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و آن، صحت اطلاعات و ارقامی است که به انبار وارد شده‌اند و یا از آن خارج می‌شوند. به همین ترتیب صورت‌حساب مالی، میزان خطای انسانی یا کاری، عملکرد حسابدار و انباردار، ضایعات ایجادشده و کالاهایی که دیگر قابل‌مصرف نیستند شناسایی می‌شوند.
با کمک انبارگردانی می‌توان نظمی به انبار داد و اطلاعات دقیقی از روند کاری انبار در یک سال گذشته به دست آورد. از طرفی هم می‌توان از تجمع کالای مازاد در انبار جلوگیری کرد؛ در نتیجه احتمال نگهداری کالای تاریخ مصرف گذشته و فاسد نیز کاهش خواهد یافت.

مراحل انبارگردانی در انبارداری چیست

آیا می‌دانید مراحل انبارگردانی در انبارداری چیست؟ برای اینکه بتوانید انبارگردانی را به بهترین نحو ممکن انجام بدهید لازم است تا برخی مراحل را به‌درستی بشناسید. این امر تضمین می‌کند که هیچ خللی در روند برنامه رخ نداده و همه امور طبق روال پیش خواهند رفت. به همین دلیل، لازم است تا اقدامات زیر را انجام بدهید:

• اولین و مهم‌ترین اقدام آن است که بدانید چه روزی قرار است انبارگردانی شروع شود و در چه تاریخی باید پایان بپذیرد. در نتیجه در این دوره، هیچ کالایی نباید از انبار خارج یا به آن وارد شود.
  
  
• باید تجهیزات مناسب، مانند فرم‌های بررسی یا ابزار لازم برای شمارش فراهم شود.
  
  
• تعیین‌کردن گروه شمارش، سرپرست عملیات و گروه کنترل‌گر، یکی از نکات بسیار مهم است و ضامن صحت فرایند خواهد بود.
  
  
• افراد باید آموزش‌های لازم را ببینند تا آماده این عملیات شوند.
  
  
• موجودی‌های انبار باید به‌صورتی تقسیم‌بندی شوند که هرکدام یک واحد قابل‌شمارش داشته باشند.
  
  
• کالاهایی که به‌صورت امانی در انبار هستند را باید جدا کنید.
  
  
• کالاهایی که به ضایعات تبدیل شده‌اند یا از رده‌ خارج شده‌اند باید تفکیک شوند.
  
  
• کالاهای راکد را نیز در گروه جداگانه‌ای باید قرار بدهید.
  
  
• باید تعیین کنید که آخرین سند قبل از شروع انبارگردانی چه شماره‌ای داشته است.
  
  
• شمارش باید با حضور همه افراد انجام شود.
  
  
• اسناد باید مهر و امضا بشوند و صورت‌جلسه نیز ترتیب داده شود.

آشنایی با اصطلاحات انبارداری

صاحبان هر کسب‌وکاری برای اینکه بتوانند با یکدیگر ارتباط درستی برقرار کنند لازم است که برخی اصطلاحات رایج را بدانند. صنعت انبارداری نیز از این قاعده مستثنا نیست. به همین دلیل، اگر در این حرفه فعالیت دارید یا می‌خواهید کار خود را به‌عنوان یک انباردار شروع کنید باید از این موارد اطلاع داشته باشید تا در کار خود پیشرفت کنید. البته اصطلاحات انبارداری بسیار گسترده هستند؛ اما ما در این مقاله به چند نمونه رایج اشاره کرده‌ایم:

• موجودی: به همه کالاها و محصولاتی که به‌صورت مشهود و غیرمشهود در انبار ذخیره شده‌اند و پس از مدتی قرار است از آن خارج شوند، موجودی انبار گفته می‌شود.
  
  
• کاردکس انبار: کاردکس به فرم‌هایی اطلاق می‌شود که شامل همه اطلاعات لازم موجود در انبار است. این اطلاعات شامل ورود، خروج، محل نگهداری، میزان موجودی و مواردی از این‌ قبیل هستند.
  
  
• تگ: برچسب‌هایی که بر روی کالا الصاق شده و تعداد کالا را مشخص می‌کنند، تگ نامیده می‌شوند.
  
  
• حواله انبار: برگه‌ای که در آن، تعداد، جنس، نوع کالا و مواردی از این دست ذکر شده و در هنگام تحویل کالا به مشتری داده می‌شود، حوابه انبار نام دارد.
  
  
• کارت شناسایی کالا: کارتی مقوایی که در کنار هر قفسه قرار دارد و اطلاعات مربوط به کالای درون قفسه بر روی آن ذکر شده است. این اطلاعات به پیداکردن کالا کمک خواهند کرد.
  
  
• ابزار اندازه‌گیری: این ابزار بسته به نوع کالا متفاوت خواهند بود. متر، ترازو یا باسکول از انواع آن هستند.
  
  
• وسایل حمل‌ونقل: به ماشین‌آلاتی گفته می‌شود که برای تحویل و تخلیه کالا استفاده شده و کالا را به قسمت‌های مختلف انبار انتقال می‌دهند. جرثقیل، لیفتراک و مواردی از این دست، از انواع آن هستند.
  
  
• تجهیزات دفتری: مواردی شامل فرم‌ها، کاردکس، نرم‌افزارهای مورداستفاده، اسناد و... .
  
  
• تجهیزات ایمنی: نشان‌دهنده احتمال خطر هستند یا در مواقع خطر مورداستفاده قرار می‌گیرند. کپسول آتش‌نشانی از این دست است.  

منظور از عملیات انبار و انبارداری چیست

برای اینکه کالاها به‌درستی در انبار ذخیره و نگهداری شوند باید فرایندهایی انجام شود. این فرایندها می‌توانند دریافت موجودی، جایگزین‌کردن هر محصول در جای خود و... باشند. به این کارها، عملیات انبار گفته می‌شود و ضامن عملکرد درست انبار خواهد بود. به کمک عملیات انبار می‌توان هزینه‌های انبارداری را کاهش داد یا موجودی انبار را به‌موقع به محل موردنظر ارسال کرد. همچنین با این عملیات، از فرسودگی نیروی کار کاسته می‌شود و اطلاعاتی دقیق از موجودی انبار در اختیار مدیر انبار قرار می‌گیرد. با دنبال کردن دستورالعمل‌های انبارداری و بهینه‌سازی انبار در نهایت، هم مدیر انبار می‌تواند تصمیم‌های درست‌تری بگیرد و هم مشتریان از انبار راضی خواهند بود.

عملیات انبارگردانی

 فلوچارت انبارداری

فلوچارت درواقع فرایندی است که در آن، باتوجه‌ به نوع و کارکرد انبار، دمای لازم برای نگهداری کالا و سایر الزامات موردنیاز محصول، بررسی می‌شود و به فرایند انبارداری نظم می‌بخشد. این فلوچارت از چهار بخش تشکیل شده است که لازم است با آن‌ها آشنا شوید:

· مرحله دریافت

ذخیره‌کردن کالا، با دریافت آغاز می‌شود؛ در نتیجه، یکی از مهم‌ترین مراحلی است که انجام درستش ضامن صحت عملکرد سایر قسمت‌ها خواهد بود. این کار با دریافت محصولات سالم، دارای رسید و بسته‌بندی شروع شده و سپس با رسیدگی به کالاهای خسارت‌دیده به پایان می‌رسد. در این مرحله باید مشخص شود که خسارت چرا و چه زمانی به کالا وارد شده و سپس کالا به انبار منتقل شود. 

· مرحله انتقال

در این مرحله باید کالاها تقسیم‌بندی شوند و محصولاتی که با یکدیگر نزدیکی بیشتری دارند در کنار یکدیگر طبقه‌بندی شوند. این کار تضمین می‌کند که دسترسی در مواقع لزوم، با سهولت بیشتری انجام می‌شود. محل ذخیره باید درست انتخاب شود و با شرایط موردنیاز محصول مطابقت کامل داشته باشد.

· مرحله بسته‌بندی

در این مرحله، همه لوازمی که با یکدیگر سفارش شده‌اند، بسته‌بندی‌شده و برای ارسال و رسیدن به دست مشتری آماده می‌شوند. بسته‌بندی وسایل، همراه با وزن‌کردن آن‌ها، لیبل‌زنی و هماهنگی با مسئول ارسال می‌تواند از جمله اقدامات این مرحله باشد.

· مرحله حمل‌ونقل

این مرحله زمانی است که کالاهای بسته‌بندی‌شده به مرحله ارسال می‌رسند. نحوه ارسال و بسته‌بندی تضمین می‌کند که محموله‌ها سالم و بدون هیچ مشکلی تحویل داده خواهند شد. ‌ 

اصول انبارداری

منظور از اصول انبارداری، فرایندی جدای از عملیات انبار است و بیشتر به بخش فیزیکی انبار ارتباط دارد. در این بخش باید کوچکی و بزرگی فضا، انجام امور به شکل دستی یا اتوماتیک و مواردی این‌چنینی در نظر گرفته شود. این اصول به شرح زیر هستند:

اصول طراحی انبار

برای اینکه طراحی بر اساس اصول انجام شود، باید سه فاکتور مهم را در نظر بگیریم. این فاکتورها که مبتنی بر فضای فیزیکی و امکان حرکت محصول هستند، شامل موارد زیر می‌شوند:

• تعداد طبقات انبار: بهترین انبارها، انبارهای یک طبقه‌ای هستند که کارگران را از تردد به طبقات مختلف بی‌نیاز می‌کنند. بااین‌حال، اگر ناچار به انتخاب انبار دوطبقه شدید، بهترین کار این است که محل موردنظرتان مجهز به آسانسور باشد. تعداد آسانسور نیز باید متناسب با متقاضیان تردد در طبقات باشد تا وقت و هزینه زیادی از دست نرود.
  
  
• ارتفاع سقف: سقف هر طبقه باید به نحوی باشد که بیشترین فضای عمودی را در اختیار شما قرار دهد.
  
  
• جریان محصول: منظور از جریان محصول، مسیر حرکتی کالا از دریافت، ذخیره و سپس انبارکردن آن است که باید یک‌روند خطی باشد. این بدان معناست که درب ورودی و خروجی در امتداد یکدیگر قرار می‌گیرند و محل ذخیره‌سازی در میانه آن دو است. بدین‌ترتیب، تراکم و سردرگمی کاهش خواهد یافت.

مشکلات رایج در انبارداری

مشکلات انبارداری باتوجه به زمان و نحوه عملیات انبار متفاوت است. نبود بارکد کالا درگذشته از عمده مسائلی بود که امروزه به لطف پیشرفت تکنولوژی حل شده است. با اینکه این مشکلات امروزه وجود ندارند، هزینه‌ها کاهش‌ یافته و در مقابل، سرعت عمل چندبرابر شده است؛ اما برخی مشکلات همچنان در این صنعت دیده می‌شود:

• عدم سازگاری بسیاری از انبارها با زنجیره تأمینی که مقرون‌به‌صرفه باشد؛ 
• برخی انبارها بدون سفارشی‌سازی، اقدام به تحویل کالا می‌کنند؛
• برخی از عملیات انبارها مکانیزه نیست و هنوز سرعت مناسب را ندارد.

مکانیزه نبودن برخی از عملیات‌ انبار

مشورت با متخصصان حرفه‌ای حوزه انبارداری

سرمایه بسیاری از شرکت‌ها در گروی محصولات و کالاهایی است که باید مدتی ذخیره شوند تا برای رسیدن به دست مصرف‌کننده، زمان مناسب آن‌ها فرابرسد. نگهداری این کالاها نیاز به قوانین خاصی دارد که انبارداری موظف است آن را به‌درستی انجام دهد. حال که می‌دانید انبارداری چیست و تا چه میزان برای سرمایه شرکت‌ها مهم است به سایت ما سری بزنید و با مشاوران ما مشورت کنید.

در انتها پیشنهاد می‌کنیم مقاله‌ای با عنوان «قفسه فلزی پیچ و مهره ای چیست» را در سایت ما بخوانید.

سؤالات متداول:

1. چرا انبارداری اهمیت دارد؟

انبارداری به سازمان‌ها، شرکت‌ها و مغازه‌ها کمک می‌کند که بتوانند همیشه آماده تحویل محصولات خود به مشتریان داخل و خارج از مرزها باشند. همچنین باعث می‌شود که اطلاعات دقیقی از موجودی و سالم یا ناسالم بودن محصولات خود داشته باشند.

2. مراحل انبارداری چه هستند؟

دریافت کالا، جاگذاری کالا، برنامه‌ریزی برای خروج کالا از انبار و تحویل کالا از مهم‌ترین مراحل انبارداری هستند.