مدیریت انبار

مدیریت انبار یکی از سخت‌ترین وظایف و کارها است و کوچکترین اشتباه در آن می‌تواند به قیمت اختلال در عملکرد یک صنعت بزرگ تمام شود. به همین دلیل، راهکارهای بسیاری برای بهبود عملکرد این سطح در نظر گرفته شده است که نرم افزار WMS یکی از این موارد است. برای اینکه بتوانید از این نرم افزار به درستی استفاده کنید بهتر است بتوانید از متخصصین این امر کمک بگیرید. با این حال، قبل از هر اقدامی بهتر است بیشتر با ویژگی‎‌های آن آشنا شوید.

سیستم مدیریت انبار WMS چیست؟ 

مدیریت انبارداری کار ساده‌ای نیست و نیاز به تمرکز و تسلط بسیار زیادی دارد. روزانه در انبار کارخانه‌ها محصولات یا مواد اولیه بسیار زیادی خارج یا داخل می‌شود و همین می‌تواند فرایند انبارداری را دشوار کند. به همین دلیل، از نرم‌افزار کاربردی و اجرایی منحصربه‌فردی برای انبارداری استفاده می‌شود که با نام Warehouse Management System یا WMS آن را می‌شناسند. این نرم افزار کمک می‌کند تا همه مراحل انبارداری از ورود کالا تا خروج آن، بتواند به بهترین شکل انجام شود.

این نرم افزار کمک می‌کند تا هر مرحله، هم به صورت مجزا به درستی انجام شود و هم در کنار سایر مراحل به صورت یکپارچه پوشش داده شود و مدیریت انبار با سرعت بیشتری انجام شود. همچنین، این سیستم کمک می‌کند که آمار کالاهای ورودی و خروجی در اختیار شما قرار داشته باشد و بتوانید به درستی تصمیم‌گیری کنید. از آنجا که این سیستم کمتر به نیروی انسانی متکی است، خطاهای این حوزه نیز به حداقل می‌رسد و درنتیجه کارایی بهبود خواهد یافت.
این سیستم‌ قابلیت‌های بسیار زیادی دارد که کمک می‌کنند همه مراحل بر اساس روش‌های استاندارد پیش برود و در کنار آن نیز شرایط خود انبار در نظر گرفته شود تا بتوان با سفارشی‌سازی آن، از بروز هرگونه خطایی جلوگیری کرد.

سیستم مدیریت انبار WMS چیست

 تأثیر سیستم مدیریت انبار روی مدیریت موجودی کالاها

نمی‌توان منکر تأثیر بسیار زیاد این سیستم در مدیریت موجودی کالاها بود. زمانی که از این سیستم برای مدیریت استفاده می‌شود، کالا بر اساس دستورالعمل و استانداردها به انبار وارد می‌شود و سپس تا رسیدن به مرحله خروج، تحت نظر قرار می‌گیرد. با خارج شدن از انبار نیز اطلاعات موردنیاز ثبت می‌شود و در نتیجه به‌خوبی می‌توان از موجودی انبار، آمار دقیقی به دست آورد. ردیابی و کنترل یک کالا از لحظه ورود تا خروج، از جمله امکاناتی است که این نرم‌افزار در اختیار کاربران قرار می‌دهد و با ارائه گزارشات مختلف، اطلاعات دقیقی از موجودی انبار در اختیارتان می‌گذارد.

نرم افزار ERP چیست؟

حال که می‌دانید مدیریت انبارداری چیست، بد نیست با یک نرم افزار مهم دیگر نیز آشنا شوید. در کنار نرم افزار سیستم مدیریت انبار، نرم‌افزار دیگری نیز وجود دارد که با نام ERP یا Enterprise Resource Planning آن را می‌شناسند. این نرم‌افزار که به مدیریت منابع یک سازمان اختصاص دارد، در بسیاری از حوزه‌ها مانند امور مالی و حسابداری، امور مربوط به نیروی انسانی، ارتباط با مشتری، مدیریت بخش تولید کارخانه و زنجیره تأمین کالا می‌تواند به مدیریت سازمان کمک کند. اینکه شما از کدام بخشِ این ماژول کمک بگیرید، درواقع بستگی به اهمیت حوزه موردنظرتان دارد. 

در این نرم افزار از یک پایگاه داده مشترک استفاده می‌شود تا بتوانید به این وسیله به اطلاعات مختلف در هر حوزه دسترسی پیدا کنید. سازمان‌هایی که از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند، برای هر بخشی نیاز به ورود داده ندارند؛ اطلاعات از قبل وارد شده است و با دسترسی به این موارد می‌توان حوزه‌های مختلف را تحت کنترل داشت و مدام پایش کرد. دقت در اطلاعات و همکاری حوزه‌های مختلف به صورت یک کل یکپارچه، از مزایایی است که این نرم افزار در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد.

نرم افزار ERP چیست

 تفاوت نرم افزار ERP و نرم افزار WMS 

همان‌طور که متوجه شده‌اید، ای آر پی نرم افزار بسیار جامعی است که بخش‌های مختلفی را در خود جای داده. به کمک این نرم افزار می‌توان قسمت‌های مختلف یک سازمان یا کارخانه را با یکدیگر به صورت یکپارچه و همزمان مدیریت کرد تا همه بخش‌ها با یکدیگر همکاری داشته باشند و بتوانند به هدف اصلی سازمان برسند. هر ماژول یا بخش این نرم‌افزار می‌تواند یک بخش از سازمان را مدیریت کند که در کنار ماژول‌های دیگر، مدیریت کل را تسهیل می‌کنند. 

در این میان، یکی از بخش‌های اصلی در هر کارخانه، انبار است که نیاز به مدیریت درست و مستمری دارد و این کار با کمک نرم افزارهای مختلف، با سهولت بیشتری انجام می‌شود. WMS یکی از ماژول‌ها یا زیرمجموعه‌های نرم افزار ERP است. باوجود این، برخی از نرم افزارهای ای آر پی، همه موارد مدیریت را در اختیار ندارند و درنتیجه نیاز است تا برای یکپارچه‌سازی بیشتر، از دو نرم افزار استفاده کرد.

نقش نرم افزار سیستم مدیریت انبار در مدیریت زنجیره تأمین صنایع 

زنجیره تأمین صنایع، درواقع فرایندی است که طی آن، یک کالا بخش‌های مختلفی را طی می‌کند تا بتواند به مصرف‌کننده نهایی برسد. این زنجیره شامل دو قسمت است که یکی از آن‌‎ها حمل و نقل و دیگری انبار است. عدم مدیریت درست انبار و بررسی موجودی آن می‌تواند در کل زنجیره اختلال ایجاد کند و حتی منجربه کاهش عملکرد کل صنعت موردنظر شود. با این حال، با کمک مدیریت انبار در زنجیره تأمین، نه‌تنها هر محصول یا کالا به موقع وارد زنجیره می‌شود و در وقت درست از آن خارج می‌شود؛ بلکه خطای عملیاتی به کمترین حد خود می‌رسد و کارایی صنایع بهبود پیدا می‌کند. 

فراموش نکنید که انبارها می‌توانند در همه بخش‌های زنجیره تأمین وجود داشته باشند و فرایند را تسهیل کرده یا از سرعت عملکرد کل زنجیره بکاهند. یک اشتباه کوچک در انبارداری، چه در بخش تولید مواد اولیه، چه در مرحله نهایی که باعث می‌شود کالا به دست مشتری برسد، در پیشبرد اهداف صنعت می‌تواند نقش مهمی داشته باشد. با کمک این نرم افزار می‌توان کل سیستم زنجیره تأمین صنایع را بهبود بخشید و به‌خوبی آن را مدیریت کرد.

 سیستم قفسه بندی با سیستم مدیریت انبار چه ارتباطی دارد؟

انبارها بخش‌های مختلفی دارند که هر کدام می‌تواند تأثیر بسیار مهمی در مدیریت انبار داشته باشد. قفسه بندی یکی از بخش‌های انبارها است که باعث می‌شود کالاها با نظم و ترتیب خاصی ذخیره شوند، دسترسی به آن‌ها راحت‌تر باشد و به سادگی بتوان آمار کالای موجود یا موردنیاز را به دست آورد. شاید بتوان گفت که زمانی نرم افزار سیستم مدیریت انبار می‌تواند به بهترین شکل، کارایی داشته باشد که قفسه بندی آن درست و اصولی باشد. 

استفاده از قفسه‌های مناسب با شرایط انبار و کالا، باعث می‌شود تا اطلاعات درست و طبقه‌بندی شده در سیستم پیاده سازی شود، درنتیجه نه‌تنها به موجودی کالا می‌توان اشراف داشت؛ بلکه بارگذاری و برداشت کالا، ردیابی کالاهایی که دارای تاریخ انقضا هستند و حتی گروه بندی محصولات نیز با سهولت بیشتری انجام می‌شود. همه این موارد به شرطی است که قفسه بندی و نرم افزار سیستم مدیریت کالا به درستی با یکدیگر هماهنگ شده باشند.

ارتباط سیستم قفسه بندی با سیستم مدیریت 

 مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت انبار 

نرم افزار مدیریت انبار، یکی از برترین امکاناتی است که می‌تواند تضمین کند مدیریت به درستی انجام می‌شود و کارخانه یا سازمان به خوبی امور خود را پیش می‌برد. مزایای بسیار زیاد استفاده از این سیستم به حدی است که نمی‌توان آن را با مدیریت دستی مقایسه کرد یا آن را نادیده گرفت. اما این مزایا چه هستند؟

• پیگیری کالای موجود: زمانی که از این نرم افزار استفاده می‌کنید، کالا از لحظه ورود در سیستم، با همه مشخصاتش ثبت شده و تا لحظه خروج، پیگیری و ردیابی می‌شود. این امر با کمک بخش‌های مختلفی مانند بارکدخوان یا RFID انجام می‌شود و به شما کمک می‌کند تا بدانید از هر کالا چه تعداد در انبار موجود است و چه زمانی باید برای دور جدید سفارشات آماده شوید. کدام کالا باید به سرعت از انبار خارج شود و بهترین زمان برای حمل هر کالا چقدر است. به این ترتیب می‌توانید سفارشات مشتری را به درستی و در اسرع وقت انجام دهید. شما به‌خوبی می‌دانید که در چه بازه زمانی با بیشترین تقاضا روبه‌رو هستید و چه زمانی نیازی نیست تا انبار خود را از یک کالا پر کنید.
  
  
• افزایش کیفیت نیروی انسانی: زمانی که از سیستم مدیریت انبار استفاده می‌کنید، هرکدام از نیروی انسانی به درستی می‌دانند که چه وظیفه‌ای دارند و در چه زمانی باید آن را انجام دهند. این کار باعث افزایش بهره‌وری و عملکرد نیروی انسانی شده و در نتیجه چه ساعات شلوغ و چه زمان‌های خلوت، بهترین عملکرد را مشاهده خواهید کرد. حتی با کمک این نرم افزار می‌توانید مشخص کنید که چه زمانی بیشترین نیروی انسانی در انبار مورد نیاز است و کمترین زمان برای این کار چقدر خواهد بود.
  
  
• تسلط کامل بر موجودی: این نرم افزار کمک می‌کند به خوبی بتوانید به صورت دوره‌ای گزارش تهیه کنید و در پایان هر دوره تعداد کالای وارد و خارج شده در انبار را محاسبه کنید. این کار باعث می‌شود بهتر از هر زمانی بر موجودی انبار تسلط داشته باشید و دید شفافی از محیط کاری خود به دست آورید.
  
  
• کاهش خطای انسانی: یکی از پرتکرارترین خطاهای انسانی در انبار، تکمیل سفارش و حمل کالا است. این امر زمانی رخ می‌‎دهد که کالایی نادرست ارسال شود یا بیش از ظرفیت موجود تخمین زده شود. جبران این خطاها، هم زمان را هدر می‌دهد، هم نیازمند صرف هزینه بسیار بیشتری است. از طرفی نیز اعتماد مشتری را خدشه‌دار می‌کند. اما این نرم افزار کمک می‌کند تا بتوانید خطاها را کاهش داده و در نتیجه، رضایت بیشتری را به دست آورید.
  
  
• استفاده درست از فضا: زمانی که با کمک نرم افزار، موجودی کالا را زیر نظر دارید، از سفارش بیش از حد ظرفیت انبار جلوگیری کرده و در نتیجه کالا به اندازه فضا، وسعت کف انبار، تعداد قفسه‌ها و طبقه‌ها و هزاران عامل دیگر، در انبار ذخیره می‌شود. این کار باعث می‌شود تا بتوانید با استفاده از حداکثر ظرفیت فضا، کالا در انبار ذخیره کنید. در نتیجه از تجمع کالا بر روی هم، آسیب دیدن کالا یا گذشتن تاریخ مصرف جلوگیری خواهید کرد.
  
  
• عملکرد یکپارچه: اگر کل بخش‌های مختلف یک کارخانه یا سازمان از این نرم افزار استفاده کنند، اشتراک اطلاعات بهتر انجام گرفته و در نتیجه با دقت بیشتری می‌توانید تصمیم گیری کنید. همچنین حمل و نقل با کیفیت بهتری انجام می‌شود و در نتیجه کالا به اندازه کافی در فروشگاه‌ها موجود خواهد بود. مدیریت انبار و فروشگاه می‌تواند در جلب رضایت مشتری و بهبود عملکرد زنجیره تأمین تأثیر داشته باشد.
  
  
• کاربرپسند: این نرم افزار یک مزیت بسیار مهم دارد و آن این است که استفاده از آن بسیار ساده است و می‌توانید بخش‌های مختلفی را برای استفاده از کارمندان فعلی، اعضای جدید و موقت تیم طراحی کنید تا امور به درستی پیش برود.
  
  
• نرم افزار چند منظوره: از ویژگی‌های مهم این نرم‌افزار آن است که می‌تواند چه در سطح خرده‌فروشی و چه در حوزه صنایع بزرگ، حمل و نقل و کارخانجات مادر مورد استفاده قرار بگیرد و همه بخش‌ها را پوشش دهد.
  
  
• ارائه گزارشات مناسب: از بخش‌های مهم این نرم‌افزار، ارائه گزارشات از تاریخچه ثبت سفارشات و البته اپراتوری است که مسئولیت این کار را بر عهده دارد. این امر می‌تواند کمک کند تا هر زمانی مشکلی رخ داد، آن را از فرد مسئول پیگیری کنید و مشخص شود که چه کسی خطا را انجام داده است.
  
  
• مدیریت منابع انسانی: اگر از این نرم افزار استفاده کنید به‌خوبی می‌توانید میزان عملکرد هرکدام از کارگران را بررسی کرده و آن را ردیابی کنید. کدام کارگر بهترین عملکرد را داشته و کدام یک به‌خوبی نتوانسته وظایف خود را انجام دهد. به دلیل وجود دستورالعمل‌های کاملاً مشخص، هر فرد به‌خوبی می‌داند چه وظیفه‌ای دارد و انجام وظیفه کمتر از حد تعیین شده باعث می‌شود تا بتوانید برای کارمندان و کارگرانتان تصمیمات بهتری اتخاذ کرده و تیم کارآمدی را جمع کنید. 

 مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت انبار

 سامانه جامع مدیریت کالا و خدمات پس از ترخیص 

برای اینکه بتوان در سطح کشور، میزان کالای موجود را مدیریت کرده و در صورت نیاز از واردات و صادرات آن بهره‌مند شد، سامانه‌ای طراحی شده که سامانه ترخیص کالا نام دارد. برای اینکه بتوانید کالا را از مبدا، در مسیر و در مقصد پیگیری کنید، باید به آدرس wms.ir مراجعه کرده و شناسه انبار را وارد کنید. این کار یکی از قوانین برای خروج کالا و ترخیص آن از گمرک است. به این ترتیب، نوع پروانه کالا و صاحب آن مشخص شده و انبار مقصد تعیین می‌شود. انبارداران با وارد کردن شناسه کالا، امکان دسترسی استفاده از محصول موردنظر را به دست خواهند آورد. 

هر تولیدکننده یا انباردار در این سامانه نیاز به ثبت‌نام دارد تا بتواند از خدمات آن بهره ببرد. در این سامانه می‌توانید انبار و تولیدی را ثبت کرده و یا آن‌ها را ویرایش کنید. هر کالا توسط شرکت واردکننده یا تولیدی باید با اطلاعات دقیق به ثبت برسد تا موجودی کالا در کل کشور مشخص شود. اطلاعات دیگری نیز در این سامانه قابل ثبت است که عبارت است از:

• ثبت خروج از انبار
• چک کردن موجودی انبار مطابق پته مرجع و قبض انبار
• اعلام نپذیرفتن پته گمرکی
• ورود پته و گزارشات پته های ورودی و خروجی
• گزارش موجودی صاحب کالا
• کارتابل انبارداری
• گزارش TSC

تفاوت مدیریت موجودی و مدیریت انبار

مدیریت موجودی و مدیریت انبار را می‌توان مشابه با یکدیگر دانست. مدیریت انبار با نام اختصاری WMS و مدیریت موجودی با نام Inventory management یا IM هر دو بر محصول نظارت دارند. باوجود این، تفاوت آن‌ها شامل موارد زیر است:

• سیستم مدیریت انبار، بیشتر بر انبارهای تجاری نظارت دارد و کمک می‌کند تا برای تخصیص کالا در میان انبارها بسته به نوع شرایط نگهداری آن تصمیم‌گیری شود. این سیستم بسیار پیچیده‌تر است.
• مدیریت موجودی بیشتر بر جزئیات محصول متمرکز است و به موجودی انبار دسترسی ندارد.

تفاوت مدیریت موجودی و مدیریت انبار

نکات مهم درباره سامانه جامع انبارها

به دلیل عدم اطلاع بسیاری از کسب و کارها و فعالان در زمینه صادرات و واردات کالاها از wms، در ادامه، نکات مهمی که باید در نظر گرفته شود را ارائه خواهیم داد:

• با ثبت انبار در این سامانه می‎توانید از خدمات بیمه آتش‎سوزی برای کدپستی ثبت‎شده استفاده نمایید.
• تنها انبارهای ثبت‎شده در این سامانه قادر به استفاده از بارنامه برخط هستند.
• با صدور بارنامه، پیامک حاوی اطلاعات بارنامه برای شماره تلفن ثبت‎کننده انبار در wms ارسال می گردد. درنتیجه، بهره‏بردار از بارنامه‏های ثبت‏شده برای واحد ملکی خود مطلع خواهد شد.
• ثبت اطلاعات انبار در سامانه و صدور بارنامه، ارتباطی با تأیید گمرک ندارد و این دو سامانه از هم مجزا هستند.
• بهره‏بردارانی که از انبارهای استیجاری استفاده می‎کنند، باید از ثبت انبار در سامانه مطمئن شوند. در غیر این صورت، عواقب قانونی آن مشمول بهره‏بردار یا مستأجر می‌شود و مالک مسئولیتی در این زمینه نخواهد داشت.
• شرکت‎های پخش که دارای مجوز هستند باید در سامانه جامع انبارها ثبت شوند.
• تمام انبارهایی که کالاهای موجود در آنها در مقیاس تجاری است باید در این سامانه ثبت شوند.
• هر شخص می‎تواند چند انبار را در WMS ثبت کند و محدودیتی در این زمینه وجود ندارد.
• اگر قصد ثبت اطلاعات انبار شرکت را دارید، ثبت‎نام به‎صورت حقوقی باید انجام شود و اطلاعات مدیر عامل وارد گردد. برای شناسه و کد ملی نیز در این شرایط باید شناسه ملی شرکت را وارد کنید.

انبارداری اصولی و بی‌نقص به کمک فضاسازان

همه کسانی که کارخانه دارند به خوبی با اهمیت انبار و تأثیر آن در روند تولید آشنا هستند. به همین دلیل است که تلاش می‌کنند از هر امکاناتی برای مدیریت انبار بهره ببرند تا نتیجه بهتری به دست آورند. برای این کار لازم است تا با امکانات و تکنولوژی روز دنیا آشنا شوند و از انواع نرم افزارهای موجود، نهایت بهره را ببرند. اگر شما هم در این زمینه نیازمند کسب اطلاعات بیشتری هستید، بهترین کار این است که با متخصصان و مشاوران ما در این زمینه صحبت کنید.